Lovpligtig redegørelse for virksomhedsledelse, jf. årsregnskabslovens § 107b.
Nærværende redegørelse for virksomhedsledelse er aflagt i henhold til de godkendte anbefalinger for virksomhedsledelse fra april 2010.
Netop Solutions ledelse lægger vægt på udøvelsen af god virksomhedsledelse og hermed, at de overordnede ledelsesforhold er tilrettelagt hensigtsmæssigt i forhold til Netop Solutions forhold og de overordnede principper for ledelsen af Netop Solutions skal sikre, at selskabet bedst muligt lever op til sine forpligtelser over for aktionærer, medarbejdere, myndigheder og øvrige interessenter samt, at den langsigtede værdiskabelse understøttes.
Den følgende redegørelse skal betragtes som en del af ledelsesberetningen i årsrapporten for 2010, og dækker perioden 1. januar – 31. december 2010. Redegørelsen er i overensstemmelse med gældende lovgivning ikke gennemgået af selskabets uafhængige revisor for så vidt angår oplysninger om kodeks for virksomhedsledelse jf. årsregnskabslovens § 107b 1-5.
Selskabsledelse i Netop Solutions
Netop Solutions bestyrelse og direktion forholder sig en gang årligt til principperne for selskabsledelse, som bla. stammer fra lovgivning, praksis og anbefalinger. Bestyrelse og direktion vurderer selskabets forretningsprocesser, fastlæggelse og implementering af idegrundlag, organisation, forhold til interessenter, strategi, risici og forretningsmæssige målsætninger samt udøvelse af kontrol.
NASDAQ OMX Copenhagen (Fondsbørsen) har i 2005 med ændringer den 6. februar 2008 besluttet at indføre nye "Anbefalinger for god selskabsledelse" i oplysningsforpligtelserne for børsnoterede selskaber. Anbefalingerne er udarbejdet af en komite nedsat af Fondsbørsen og indebærer, at selskaberne fremover skal redegøre for, hvordan de forholder sig til anbefalingerne efter "følg eller forklar"-princippet. Komitéen for god Selskabsledelses anbefalinger er blevet revideret i april 2010, og NASDAQ OMX Copenhagen har vedtaget anbefalingerne med virkning fra regnskabsåret, der begyndte 1. januar 2010. Nærværende redegørelse er udfærdiget med udgangspunkt i anbefalingerne fra april 2010. Anbefalinger kan findes på www.corporategovernance.dk.
Anbefalingerne præciserer, at det er lige legitimt at forklare sig som at følge en konkret anbefaling, da det væsentligste er, at der skabes gennemsigtighed i selskabernes ledelsesforhold.
Selskabet informerer om holdninger og aktiviteter vedrørende selskabsledelse i årsrapporten, på investormøder samt på koncernens hjemmeside. Det sker for at sikre:
- Information til investorer
- Større indsigt blandt aktionærer og medarbejdere i strategi, målsætninger og risici
Netop Solutions A/S er et dansk børsnoteret aktieselskab, og aktionærerne har den endelige myndighed over selskabet ved at træffe beslutninger på generalforsamlingen. Selskabet har en ledelsesstruktur, som består af bestyrelse og direktion.
Bestyrelsen består af fire medlemmer valgt af generalforsamlingen og af tre medlemmer, der i følge dansk lovgivning er valgt af medarbejderne.
Aktionærernes rolle og samspil med selskabets ledelse
Aktionærer og andre interessenter
Netop Solutions’ ledelse ønsker og arbejder aktivt for at opretholde en god kommunikation og dialog med aktionærer og øvrige interessenter. Selskabet tilstræber en høj grad af åbenhed og effektiv formidling af information.
Dialogen med og informationen til aktionærer og øvrige interessenter finder sted via udsendelse af kvartalsrapporter og øvrige meddelelser fra selskabet og i form af møder med investorer, analytikere og pressen. Kvartalsrapporter og andre meddelelser er tilgængelige på Netop Solutions’ hjemmeside umiddelbart efter offentliggørelsen, herunder til NASDAQ OMX Copenhagen. Selskabets hjemmeside indeholder desuden materiale, som anvendes i forbindelse med eventuelle investorpræsentationer.
Kapital- og aktiestruktur
Netop Solutions’ bestyrelse drøfter med jævne mellemrum selskabets kapital- og aktiestruktur og vurderer, om denne er i overensstemmelse med selskabets og aktionærernes interesser. Netop Solution har én aktieklasse, og selskabets vedtægter indeholder ingen grænser for ejerskab og stemmeret.
I tilfælde af, at der måtte fremsættes tilbud om overtagelse af selskabets aktier, vil bestyrelsen – i overensstemmelse med lovgivningen – forholde sig åbent hertil og formidle tilbuddet til aktionærerne, ledsaget af bestyrelsens kommentarer.
Generalforsamling
Generalforsamlingen er selskabets øverste myndighed. En generalforsamling indkaldes med mindst tre ugers og højst fem ugers varsel. En indkaldelse med samtlige forslag offentliggøres via Fondsbørsen. Herudover udsendes indkaldelsen til samtlige navnenoterede aktionærer. De, der har udtrykt ønske herom, modtager ligeledes årsrapporten.
Alle aktionærer har ret til at deltage og stemme på generalforsamlingen, hvis de, jf. vedtægterne, har løst adgangskort. På generalforsamlingen kan aktionærerne stille spørgsmål til bestyrelse og direktion samt ligeledes inden for en angiven frist stille forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling. Bestyrelsen og direktionen vil, så vidt muligt, altid være til stede på generalforsamlingen.
Navnenotering anses i Netop Solutions for en væsentlig fordel, idet virksomheden dermed gives mulighed for en direkte kommunikation med aktionæren.
Aktionærer kan udøve stemmeret, hvis aktierne er noteret i ejerbogen, eller aktionæren har anmeldt og dokumenteret sin erhvervelse forud for indkaldelsen til den pågældende generalforsamling. Stemmeretten kan udøves gennem en fuldmægtig, der skal fremlægge skriftlig og dateret fuldmagt. Der bliver i forbindelse med udsendelse af dagsordenen vedlagt en fuldmagtsblanket til bestyrelsen. Fuldmagter kan gives for det enkelte forslag.
På den ordinære generalforsamling fremlægges den reviderede årsrapport til godkendelse. Endvidere vælges bestyrelsesmedlemmer og revisor. Aktionærerne kan stemme på hver enkelt kandidat til bestyrelsen og bestyrelsens medlemmer vælges for et år ad gangen.
Bestyrelsen vurderer op til generalforsamlingen om hvorvidt den anser det for hensigtsmæssigt og teknisk forsvarligt at tilbyde aktionærerne at deltage elektronisk på generalforsamlinger, helt eller delvist.
Interessenternes rolle og betydning for selskabet og selskabets samfundsansvar
Netop Solutions produkter leveres enten direkte eller via et udbredt net af forhandlere. Udviklingen går mod at Netop Solutions selv har en større direkte kontakt til kunderne. Netop Solutions vil uanset leveringsmåde knytte de tættest mulige bånd til kunderne for at øge værdiskabelsen. Kundernes behov og forventninger ændrer sig med tiden, hvorfor selskabet til stadighed skal være klar til omstilling.
Netop Solutions tager et aktivt medansvar for at man i det lande hvor Netop Solutions er repræsenteret efterlever normer for ”best practice”. Netop Solutions indsatser for social ansvarlighed, bidrag til samfundsøkonomien via skatter og afgifter og partnerskaber med uddannelsesinstitutioner i fx Rumænien bidrager alle til den samlede samfundsmæssige værdiskabelse i de enkelte lande.
Netop Solutions har vedtaget og offentliggjort en politik for forholdet til sine interessenter igennem Mission og Vision.
Åbenhed og transparens
Netop Solutions har en kommunikationspolitik, som relaterer sig til selskabets interessenter. Netop Solutions følger Fondsbørsens regler om oplysningspligt gennem udsendelse af selskabsmeddelelser, kvartalsmæssige delårsrapporter og årsrapport. Disse udfærdiges på både dansk og engelsk.
Der er etableret en politik for information til aktionærer og investorer, hvorefter det er direktionen og Investor Relations, der foretager denne kommunikation efter retningslinjer, der er aftalt med bestyrelsen.
Bestyrelsens arbejde, opgaver og ansvar
Bestyrelsen varetager på aktionærernes vegne den overordnede ledelse af Netop Solutions, fastlægger selskabets mål og strategier samt godkender de overordnede budgetter og handlingsplaner. Bestyrelsen fastlægger og beslutter årligt den overordnede strategi. Bestyrelsen forholder sig løbende til om de nødvendige kompetencer og finansielle ressourcer er til rådighed således at den valgte strategi kan forfølges. Desuden fører bestyrelsen løbende tilsyn med selskabet og kontrollerer, at det ledes af direktionen på forsvarlig vis og i overensstemmelse med gældende lovgivning samt selskabets vedtægter.
Rammerne for bestyrelsens arbejde er fastlagt i en forretningsorden, som gennemgås årligt og tilrettes efter behov. Forretningsordenen indeholder blandt andet procedurer for direktionens rapportering og kommunikation med bestyrelsen, bestyrelsens arbejdsform samt en beskrivelse af bestyrelsesformandens opgaver og ansvarsområder.
Bestyrelsen ledes af bestyrelsesformanden, der organiserer, indkalder og leder møderne. Der er ikke udpeget en næstformand, grundet bestyrelsens arbejdsform og selskabets størrelse, hvorfor Netop Solutions på dette område ikke følger anbefalingen.
Såfremt bestyrelsen ekstraordinært måtte træffe beslutning om at bestyrelsesformanden udfører opgaver som går ud over rollen som bestyrelsesformand, vil dette blive fastlagt og afgrænset i en bestyrelsesbeslutning, ligesom der vil blive udsendt en selskabsmeddelelse herom.
Bestyrelsens sammensætning og organisering
Bestyrelsen har i syv medlemmer, hvilket efter bestyrelsens opfattelse er en passende størrelse i forhold til selskabets størrelse og kompleksitet. Af disse medlemmer er tre valgt af medarbejderne i selskabet, og de resterende fire valgt af generalforsamlingen. De generalforsamlingsvalgte medlemmer vælges af generalforsamlingen for et år ad gangen, og bestyrelsen vurderer i forbindelse med en generalforsamling, hvorvidt antallet af generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer er passende. De medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer vælges af medarbejderne for fire år af gangen, og sidste valg var i 2009. Netop Solutions offentliggør ikke redegørelse for reglerne om valg af medarbejderrepræsentanter, da dette ikke er fundet relevant, idet selskabet følger den til enhver tid gældende lovgivning på området.
Sammensætningen af bestyrelsen er sket med henblik på at sikre kontinuitet, repræsentation af de for Netop Solutions væsentligste kompetencer samt evne til at implementere Netop Solutions strategi, der skal sikre en styrkelse af Netop Solutions’ markedsposition. De generalforsamlingsvalgte medlemmer har en bred erfaring inden for generel virksomhedsledelse, informationsteknologi, afsætning til professionelle kunder samt internationale forhold. Bestyrelsen og bestyrelsesformanden foretager løbende en vurdering af, om der er områder hvor bestyrelsens kompetencer og sagkundskab skal opdateres. Bestyrelsen har valgt ikke at offentliggøre hvilke kompetencer den skal råde over, idet denne bedømmelse løbende foretages af bestyrelsesformanden og bestyrelsen i øvrigt, hvorfor Netop Solutions ikke følger de anbefalingerne for dette.
Der er ikke fastsat en aldersgrænse for bestyrelsesmedlemmer, da bestyrelsesformanden løbende vurderer de enkelte bestyrelsesmedlemmers kompetencer, hvorfor selskabet ikke følger anbefalingerne på dette punkt.
I forbindelse med indstilling af nye bestyrelsesmedlemmer til valg på generalforsamlingen, udsender bestyrelsen forud for generalforsamlingen en beskrivelse af de enkelte kandidaters baggrund, relevante kompetencer samt ledelseshverv eller krævende tillidsposter. Bestyrelsen begrunder ligeledes indstillingen i forhold til de kriterier, som bestyrelsen har fastlagt for rekrutteringen, herunder hensynet til kompetencesammensætningen, international erfaring, køn, alder og andre relevante kriterier. Ved tiltrædelsen modtager et nyt bestyrelsesmedlem en introduktion, der ledes af bestyrelsesformanden.
Af de generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer vurderes halvdelen af medlemmerne som værende uafhængige. De er Jan Elbæk, der er direktør i Atea A/S, og Peter Schüpbach, der er tidligere hovedaktionær i Genevalogic, hvis aktier blev erhvervet af Netop Solutions i juli 2008. De sidste generalforsamlingsvalgte medlemmer vurderes som ikke uafhængig, idet Ib Kunøe gennem sit selskab Consolidated Holdings A/S ejer ca. 54,1% af aktierne i Netop Solution A/S og advokat Henning Hansen, partner i Philip Advokatfirma, er en af flere eksterne juridiske rådgivere for Netop Solutions. Det forretningsmæssige omfang mellem Philip Advokatfirma og Netop Solutions anses imidlertid ikke for væsentligt.
Oplysninger om de enkelte bestyrelsesmedlemmer, herunder, alder, stilling og ledelseshverv i øvrigt, samt indtræden i bestyrelsen i Netop Solutions findes i selskabets årsrapport.
Der holdes normalt mellem fem og ti bestyrelsesmøder om året, og bestyrelsen mødes derudover efter behov. Der er udarbejdet en fast plan for bestyrelsesmødernes indhold.
Netop Solutions har tidligere gennemført en selvevalueringsproces med henblik på at forbedre bestyrelsens og direktions arbejde og dermed styrke grundlaget for selskabets videre udvikling.
Evalueringen foregik både skriftligt og mundtligt og omfatter blandt andet en vurdering af kvaliteten af rapporteringen fra direktion til bestyrelse, bestyrelsens og direktionens samarbejde og bestyrelsens kompetencer. Der har i 2010 ikke været gennemført en evalueringsproces da bestyrelsens fokus har været på, at styre selskabet igennem den økonomiske krise, hvorfor anbefalingen ikke har været fulgt i 2010.
Der er ikke hidtil fundet behov for at etablere bestyrelsesudvalg (komitéer), idet selskabets størrelse og kompleksitet er taget i betragtning, hvorfor selskabet ikke følger anbefalingerne herfor.
I forbindelse med de nye krav fra EU’s 8. direktiv angående revisionskomiteer, som er indarbejdet i § 31 i den danske revisorlov, har bestyrelsen valgt at lade revisionskomiteens sædvanlige funktioner blive udøvet af den samlede bestyrelse, hvorfor anbefalinger ikke følges på dette punkt. Revisionens-komitéens opgaver i er blevet fastlagt i forretningsordenen, der senest blev opdateret i 2010. Bestyrelsen har ikke fundet det nødvendigt med intern revision, men dette bliver bedømt efter behov.
Bestyrelsen har ikke nedsat vederlags eller nomineringsudvalg, idet dette ikke er fundet relevant grundet selskabets størrelse og kompleksitet, og selskabet følger således ikke anbefalingerne i forbindelse med disse.
Direktionen ansættes af bestyrelsen og er ansvarlig for den daglige ledelse af Netop Solutions, ligesom det er direktionens ansvar at udarbejde forslag til de overordnede mål, strategier og handlingsplaner, samt budgetter og politikker for den operationelle styring af selskabet.
Udover Netop Solutions’ direktion, som p.t. består af en person, har selskabet en teknisk direktør, der har ansvaret produktudvikling, support og andre teknisk relaterede funktioner i Netop Solutions, og en finansdirektør, der har ansvaret for bogføring, regnskabsaflæggelse, rapporteringer og andre finansielle forhold. Hverken den tekniske eller finansielle direktør er registeret i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen som direktør i selskabet.
Bestyrelsesformanden evaluerer løbende og mindst én gang årligt direktions og dens arbejde. Dette følger ikke nogen fast procedure, hvorfor anbefalingen herfor ikke følges.
Ledelsens vederlag
Netop Solution søger at sikre, at vederlaget til bestyrelse og direktion ligger på et konkurrencedygtigt og rimeligt niveau og er tilstrækkeligt til at sikre, at Netop Solution kan tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere.
Selskabet har ikke formaliseret en vederlagspolitik, hvorfor anbefalingernes punkter vedrørende vederlagspolitik ikke følges.
Medlemmerne af bestyrelsen modtager et fast årligt vederlag, og det samlede vederlag til bestyrelsen godkendes af generalforsamlingen i forbindelse med godkendelsen af årsrapporten. Bestyrelsen er ikke p.t. omfattet af incitamentsprogrammer eller bonusordninger.
Aflønningen af direktionen, der består af selskabets administrerende direktør fastlægges af bestyrelsen. Aflønningen til direktionen består af en fast løn, inklusive visse goder herunder arbejdsgiveradministreret pensionsordning, betalt bilordning og internet m.v. Direktionen kan i øvrigt tildeles warrants. Med udgangspunkt i omfanget af den variable lønandel til direktionen har selskabet valgt ikke at følge den anbefalede regel om, at selskabet i helt særlige tilfælde kan kræve hel eller delvis tilbagebetaling af variable lønandele, der er udbetalt på grundlag af oplysninger, der efterfølgende dokumenteres fejlagtige.
Direktionens ansættelsesforhold, herunder aflønning og fratrædelsesvilkår, vurderes at være i overensstemmelse med sædvanlig standard for en stilling af lignende karakter og medfører ikke særlige forpligtelser for selskabet. Direktions fratrædelsesgodtgørelse er under to års vederlag.
Netop Solutions oplyser ikke i sin årsrapport om det samlede vederlag, herunder også fratrædelses- og fastholdelsesgodtgørelser, hvert enkelt medlem af bestyrelses og direktionen modtager fra selskabet, idet det er bestyrelsens holdning at det er det samlede vederlag der er afgørende.
Direktionen er løbende blevet tildelt warrants som del af sin aflønning. Udnyttelse af warrants baseres alene på ansættelse på udnyttelsestidspunktet, og der er ikke fastlagt konkrete betingelser eller målsætninger til grund for tildelingen af warrants. Selskabet har valgt ikke at følge den anbefalede tre års regel i anbefalingerne, idet denne horisont er skønnet for lang. De detaljerede vilkår fremgår af Netop Solutions Warrant Terms.
Risikostyring
Det er bestyrelsens opgave at kontrollere, at selskabet har en effektiv risikostyring, herunder at væsentlige risici knyttet til de forretningsmæssige aktiviteter og den fastlagte strategi identificeres. Derudover omfatter ansvaret en fastlæggelse af såvel en politik for som rammerne for selskabets risici, samt at der opbygges passende systemer til styring af risici. Politikkerne og rammerne for den operationelle og finansielle risikostyring vedtages af bestyrelsen, og en rapportering vedrørende risici indgår i direktionens løbende rapportering til bestyrelsen. Bestyrelsen har valgt ikke at oprette en whistleblower ordning, idet dette ikke er skønnet relevant for selskabet, og Netop Solutions følger således ikke anbefalingen
Bestyrelsen modtager løbende orientering om selskabets forhold, herunder en fast månedlig rapportering, der blandt andet indeholder en opfølgning på udviklingen og styringen af de væsentligste aktiviteter. For en nærmere beskrivelse af Netop Solutions’ risikoforhold henvises til selskabets årsrapport.
Regnskabsaflæggelsesprocessen
Bestyrelsen og direktionen har det overordnede ansvar for koncernens kontrol- og risikostyring i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocessen, herunder overholdelse af relevant lovgivning og anden regulering i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Koncernens kontrol- og risikostyrings-systemer kan skabe en rimelig, men ikke absolut sikkerhed for, at uretmæssig brug af koncernens aktiver, tab og/eller væsentlige fejl og mangler i forbindelse med regnskabsaflæggelsen undgås.
Bestyrelsen vurderer løbende og mindst en gang årligt koncernens organisationsstruktur, risici for besvigelser, samt interne regler og retningslinier. Ved aflæggelse af årsrapporten forholder bestyrelsen sig til forudsætningerne for fortsat drift, herunder forudsætninger og usikkerhed i forbindelse hermed.
Bestyrelsen og direktionen fastlægger og godkender overordnede politikker, procedurer og kontroller på væsentlige områder i forbindelse med den løbende regnskabsproces. Bestyrelsen forholder sig årligt til de vedtagne politikker og forskrifter.
Direktionen overvåger løbende overholdelsen af lovgivning og andre forskrifter som er relevant for koncernen i forbindelse med regnskabsaflæggelse og holder løbende bestyrelsen orienteret herom.
Revision
Netop Solutions’ eksterne revisor vælges af generalforsamlingen for et år ad gangen. Forud for indstilling til valg på generalforsamlingen foretager bestyrelsen en kritisk vurdering af revisors uafhængighed, kompetence mv.
Rammerne for revisorens arbejde, herunder fastsættelse af honorering, revisions-relaterede arbejdsopgaver samt ikke-revisionsrelaterede arbejdsopgaver, er beskrevet i et aftalebrev.
I forbindelse med gennemgangen af årsrapporten gennemgås regnskabspraksis på de væsentligste områder, ligesom bestyrelsen og selskabets revisorer drøfter revisors observationer.
Bestyrelsen vurderer mindst én gang årligt selskabets interne kontrolsystemer med henblik på at sikre, at disse er hensigtsmæssige og tilstrækkelige samt i overensstemmelse med god praksis på området.
Bestyrelsen vil løbende vurdere behovet for intern revision.
Netop Solutions A/S er i fondsrådets afgørelse fra den 11. oktober 2010 blevet pålagt senest den 16. november at aflægge en korrigeret lovpligtig redegørelse for virksomhedsledelse jf. årsregnskabslovens § 107b.
Nærværende redegørelse for virksomhedsledelse er aflagt i henhold til de godkendte anbefalinger for virksomhedsledelse fra april 2010.
Lovpligtig redegørelse for virksomhedsledelse, jf. årsregnskabslovens § 107b
Netop Solutions ledelse lægger vægt på udøvelsen af god virksomhedsledelse og hermed, at de overordnede ledelsesforhold er tilrettelagt hensigtsmæssigt i forhold til Netop Solutions forhold og de overordnede principper for ledelsen af Netop Solutions skal sikre, at selskabet bedst muligt lever op til sine forpligtelser over for aktionærer, medarbejdere, myndigheder og øvrige interessenter samt, at den langsigtede værdiskabelse understøttes.
Den følgende redegørelse skal betragtes som en del af ledelsesberetningen i årsrapporten for 2009, og dækker perioden 1. januar – 31. december 2009.
Selskabsledelse i Netop Solutions
Netop Solutions bestyrelse og direktion forholder sig en gang årligt til principperne for selskabsledelse, som bla. stammer fra lovgivning, praksis og anbefalinger. Bestyrelse og direktion vurderer selskabets forretningsprocesser, fastlæggelse og implementering af idegrundlag, organisation, forhold til interessenter, strategi, risici og forretningsmæssige målsætninger samt udøvelse af kontrol.
NASDAQ OMX Copenhagen (Fondsbørsen) har i 2005 med ændringer den 6. februar 2008 besluttet at indføre nye "Anbefalinger for god selskabsledelse" i oplysningsforpligtelserne for børsnoterede selskaber. Anbefalingerne er udarbejdet af en komite nedsat af Fondsbørsen og indebærer, at selskaberne fremover skal redegøre for, hvordan de forholder sig til anbefalingerne efter "følg eller forklar"-princippet. Komitéen for god Selskabsledelses anbefalinger er blevet revideret i april 2010, og NASDAQ OMX Copenhagen har vedtaget anbefalingerne med virkning fra regnskabsåret, der begyndte 1. januar 2010. Nærværende redegørelse er udfærdiget med udgangspunkt i anbefalingerne fra april 2010. Anbefalinger kan findes på www.corporategovernance.dk.
Anbefalingerne præciserer, at det er lige legitimt at forklare sig som at følge en konkret anbefaling, da det væsentligste er, at der skabes gennemsigtighed i selskabernes ledelsesforhold.
Selskabet informerer om holdninger og aktiviteter vedrørende selskabsledelse i årsrapporten, på investormøder samt på koncernens hjemmeside. Det sker for at sikre:
- Information til investorer
- Større indsigt blandt aktionærer og medarbejdere i strategi, målsætninger og risici
Netop Solutions A/S er et dansk børsnoteret aktieselskab, og aktionærerne har den endelige myndighed over selskabet ved at træffe beslutninger på generalforsamlingen. Selskabet har en ledelsesstruktur, som består af bestyrelse og direktion.
Bestyrelsen består af fire medlemmer valgt af generalforsamlingen og af tre medlemmer, der i følge dansk lovgivning er valgt af medarbejderne.
Aktionærernes rolle og samspil med selskabets ledelse
Aktionærer og andre interessenter
Netop Solutions’ ledelse ønsker og arbejder aktivt for at opretholde en god kommunikation og dialog med aktionærer og øvrige interessenter. Selskabet tilstræber en høj grad af åbenhed og effektiv formidling af information.
Dialogen med og informationen til aktionærer og øvrige interessenter finder sted via udsendelse af kvartalsrapporter og øvrige meddelelser fra selskabet og i form af møder med investorer, analytikere og pressen. Kvartalsrapporter og andre meddelelser er tilgængelige på Netop Solutions’ hjemmeside umiddelbart efter offentliggørelsen, herunder til NASDAQ OMX Copenhagen. Selskabets hjemmeside indeholder desuden materiale, som anvendes i forbindelse med investorpræsentationer.
Kapital- og aktiestruktur
Netop Solutions’ bestyrelse drøfter med jævne mellemrum selskabets kapital- og aktiestruktur og vurderer, om denne er i overensstemmelse med selskabets og aktionærernes interesser. Netop Solution har én aktieklasse, og selskabets vedtægter indeholder ingen grænser for ejerskab og stemmeret.
I tilfælde af, at der måtte fremsættes tilbud om overtagelse af selskabets aktier, vil bestyrelsen – i overensstemmelse med lovgivningen – forholde sig åbent hertil og formidle tilbuddet til aktionærerne, ledsaget af bestyrelsens kommentarer.
Generalforsamling
Generalforsamlingen er selskabets øverste myndighed. En generalforsamling indkaldes med mindst tre ugers og højst fem ugers varsel. En indkaldelse med samtlige forslag offentliggøres via Fondsbørsen. Herudover udsendes indkaldelsen til samtlige navnenoterede aktionærer. De, der har udtrykt ønske herom, modtager ligeledes årsrapporten.
Alle aktionærer har ret til at deltage og stemme på generalforsamlingen, hvis de, jf. vedtægterne, har løst adgangskort. På generalforsamlingen kan aktionærerne stille spørgsmål til bestyrelse og direktion samt ligeledes inden for en angiven frist stille forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling. Bestyrelsen og direktionen vil, så vidt muligt, altid være til stede på generalforsamlingen.
Navnenotering anses i Netop Solutions for en væsentlig fordel, idet virksomheden dermed gives mulighed for en direkte kommunikation med aktionæren.
Aktionærer kan udøve stemmeret, hvis aktierne er noteret i ejerbogen, eller aktionæren har anmeldt og dokumenteret sin erhvervelse forud for indkaldelsen til den pågældende generalforsamling. Stemmeretten kan udøves gennem en fuldmægtig, der skal fremlægge skriftlig og dateret fuldmagt. Der bliver i forbindelse med udsendelse af dagsordenen vedlagt en fuldmagtsblanket til bestyrelsen. Fuldmagter kan gives for det enkelte forslag.
På den ordinære generalforsamling fremlægges den reviderede årsrapport til godkendelse. Endvidere vælges bestyrelsesmedlemmer og revisor. Aktionærerne kan stemme på hver enkelt kandidat til bestyrelsen og bestyrelsens medlemmer vælges for et år ad gangen.
Bestyrelsen vurderer op til generalforsamlingen om hvorvidt den anser det for hensigtsmæssigt og teknisk forsvarligt at tilbyde aktionærerne at deltage elektronisk på generalforsamlinger, helt eller delvist.
Interessenternes rolle og betydning for selskabet og selskabets samfundsansvar
Netop Solutions produkter leveres enten direkte eller via et udbredt net af forhandlere. Udviklingen går mod at Netop Solutions selv har en større direkte kontakt til kunderne. Netop Solutions vil uanset leveringsmåde knytte de tættest mulige bånd til kunderne for at øge værdiskabelsen. Kundernes behov og forventninger ændrer sig med tiden, hvorfor selskabet til stadighed skal være klar til omstilling.
Netop Solutions tager et aktivt medansvar for at man i det lande hvor Netop Solutions er repræsenteret efterlever normer for ”best practice”. Netop Solutions indsatser for social ansvarlighed, bidrag til samfundsøkonomien via skatter og afgifter og partnerskaber med uddannelsesinstitutioner i fx Rumænien bidrager alle til den samlede samfundsmæssige værdiskabelse i de enkelte lande.
Netop Solutions har vedtaget og offentliggjort en politik for forholdet til sine interessenter igennem Mission og Vision.
Åbenhed og Transparens
Netop Solutions har en kommunikationspolitik, som relaterer sig til selskabets interessenter. Netop Solutions følger Fondsbørsens regler om oplysningspligt gennem udsendelse af selskabsmeddelelser, kvartalsmæssige delårsrapporter og årsrapport. Disse udfærdiges på både dansk og engelsk.
Der er etableret en politik for information til aktionærer og investorer, hvorefter det er direktionen og Investor Relations, der foretager denne kommunikation efter retningslinjer, der er aftalt med bestyrelsen.
Bestyrelsens arbejde, opgaver og ansvar
Bestyrelsen varetager på aktionærernes vegne den overordnede ledelse af Netop Solutions, fastlægger selskabets mål og strategier samt godkender de overordnede budgetter og handlingsplaner. Bestyrelsen fastlægger og beslutter årligt den overordnede strategi. Bestyrelsen forholder sig løbende til om de nødvendige kompetencer og finansielle ressourcer er til rådighed således at den valgte strategi kan forfølges. Desuden fører bestyrelsen løbende tilsyn med selskabet og kontrollerer, at det ledes af direktionen på forsvarlig vis og i overensstemmelse med gældende lovgivning samt selskabets vedtægter.
Rammerne for bestyrelsens arbejde er fastlagt i en forretningsorden, som gennemgås årligt og tilrettes efter behov. Forretningsordenen indeholder blandt andet procedurer for direktionens rapportering og kommunikation med bestyrelsen, bestyrelsens arbejdsform samt en beskrivelse af bestyrelsesformandens opgaver og ansvarsområder.
Bestyrelsen ledes af bestyrelsesformanden, der organiserer, indkalder og leder møderne. Der er ikke udpeget en næstformand, grundet bestyrelsens arbejdsform og selskabets størrelse, hvorfor Netop Solutions på dette område ikke følger anbefalingen.
Såfremt bestyrelsen ekstraordinært måtte træffe beslutning om at bestyrelsesformanden udfører opgaver som går ud over rollen som bestyrelsesformand, vil dette blive fastlagt og afgrænset i en bestyrelsesbeslutning, ligesom der vil blive udsendt en selskabsmeddelelse herom.
Bestyrelsens sammensætning og organisering
Bestyrelsen har i syv medlemmer, hvilket efter bestyrelsens opfattelse er en passende størrelse i forhold til selskabets størrelse og kompleksitet. Af disse medlemmer er tre valgt af medarbejderne i selskabet, og de resterende fire valgt af generalforsamlingen. De generalforsamlingsvalgte medlemmer vælges af generalforsamlingen for et år ad gangen, og bestyrelsen vurderer i forbindelse med en generalforsamling, hvorvidt antallet af generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer er passende. De medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer vælges af medarbejderne for fire år af gangen, og sidste valg var i 2008. Netop Solutions offentliggør ikke redegørelse for reglerne om valg af medarbejderrepræsentanter, da dette ikke er fundet relevant, idet selskabet følger den til enhver tid gældende lovgivning på området.
Sammensætningen af bestyrelsen er sket med henblik på at sikre kontinuitet, repræsentation af de for Netop Solutions væsentligste kompetencer samt evne til at implementere Netop Solutions strategi, der skal sikre en styrkelse af Netop Solutions’ markedsposition. De generalforsamlingsvalgte medlemmer har en bred erfaring inden for generel virksomhedsledelse, informationsteknologi, afsætning til professionelle kunder samt internationale forhold. Bestyrelsen og bestyrelsesformanden foretager løbende en vurdering af, om der er områder hvor bestyrelsens kompetencer og sagkundskab skal opdateres. Bestyrelsen har valgt ikke at offentliggøre hvilke kompetencer den skal råde over, idet denne bedømmelse løbende foretages af bestyrelsesformanden og bestyrelsen i øvrigt, hvorfor Netop Solutions ikke følger de anbefalingerne for dette.
Der er ikke fastsat en aldersgrænse for bestyrelsesmedlemmer, da bestyrelsesformanden løbende vurderer de enkelte bestyrelsesmedlemmers kompetencer, hvorfor selskabet ikke følger anbefalingerne på dette punkt.
I forbindelse med indstilling af nye bestyrelsesmedlemmer til valg på generalforsamlingen, udsender bestyrelsen forud for generalforsamlingen en beskrivelse af de enkelte kandidaters baggrund, relevante kompetencer samt ledelseshverv eller krævende tillidsposter. Bestyrelsen begrunder ligeledes indstillingen i forhold til de kriterier, som bestyrelsen har fastlagt for rekrutteringen, herunder hensynet til kompetencesammensætningen, international erfaring, køn, alder og andre relevante kriterier. Ved tiltrædelsen modtager et nyt bestyrelsesmedlem en introduktion, der ledes af bestyrelsesformanden.
Af de generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer vurderes halvdelen af medlemmerne som værende uafhængige. De er Jan Elbæk, der er direktør i Atea A/S, og Peter Schüpbach, der er tidligere hovedaktionær i Genevalogic, hvis aktier blev erhvervet af Netop Solutions i juli 2008. De sidste generalforsamlingsvalgte medlemmer vurderes som ikke uafhængig, idet Ib Kunøe ejer ca. 39,8% af aktierne i Netop Solution A/S og advokat Henning Hansen, partner i Philip & Partnere Advokatfirma, er en af flere eksterne juridiske rådgivere for Netop Solutions. Det forretningsmæssige omfang mellem Philip & Partnere Advokatfirma og Netop Solutions anses imidlertid ikke for væsentligt.
Oplysninger om de enkelte bestyrelsesmedlemmer, herunder, alder, stilling og ledelseshverv i øvrigt, samt indtræden i bestyrelsen i Netop Solutions findes i selskabets årsrapport.
Der holdes normalt mellem fem og ti bestyrelsesmøder om året, og bestyrelsen mødes derudover efter behov. Der er udarbejdet en fast plan for bestyrelsesmødernes indhold.
Netop Solutions har tidligere gennemført en selvevalueringsproces med henblik på at forbedre bestyrelsens og direktions arbejde og dermed styrke grundlaget for selskabets videre udvikling. Evalueringen foregik både skriftligt og mundtligt og omfatter blandt andet en vurdering af kvaliteten af rapporteringen fra direktion til bestyrelse, bestyrelsens og direktionens samarbejde og bestyrelsens kompetencer. Der har i 2009 ikke været gennemført en evalueringsproces da bestyrelsens fokus har været på, at styre selskabet igennem den økonomiske krise.
Der er ikke hidtil fundet behov for at etablere bestyrelsesudvalg (komitéer), idet selskabets størrelse og kompleksitet er taget i betragtning, hvorfor selskabet ikke følger anbefalingerne herfor.
I forbindelse med de nye krav fra EU’s 8. direktiv angående revisionskomiteer, som er indarbejdet i § 31 i den danske revisorlov, har bestyrelsen valgt at lade revisionskomiteens sædvanlige funktioner blive udøvet af den samlede bestyrelse, hvorfor anbefalinger ikke følges på dette punkt. Revisionens-komitéens opgaver i er blevet fastlagt i forretningsordenen, der senest blev opdateret i 2009. Bestyrelsen har ikke fundet det nødvendigt med intern revision, men dette bliver bedømt efter behov.
Bestyrelsen har ikke nedsat vederlags eller nomineringsudvalg, idet dette ikke er fundet relevant grundet selskabets størrelse og kompleksitet, og selskabet følger således ikke anbefalingerne i forbindelse med disse.
Direktionen ansættes af bestyrelsen og er ansvarlig for den daglige ledelse af Netop Solutions, ligesom det er direktionens ansvar at udarbejde forslag til de overordnede mål, strategier og handlingsplaner, samt budgetter og politikker for den operationelle styring af selskabet.
Udover Netop Solutions’ direktion, som p.t. består af en person, har selskabet en teknisk direktør, der har ansvaret produktudvikling, support og andre teknisk relaterede funktioner i Netop Solutions, og en finansdirektør, der har ansvaret for bogføring, regnskabsaflæggelse, rapporteringer og andre finansielle forhold. Hverken den tekniske eller finansielle direktør er registeret i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen som direktør i selskabet.
Bestyrelsesformanden evaluerer løbende og mindst én gang årligt direktions og dens arbejde. Dette følger ikke nogen fast procedure, hvorfor anbefalingen herfor ikke følges.
Ledelsens vederlag
Netop Solution søger at sikre, at vederlaget til bestyrelse og direktion ligger på et konkurrencedygtigt og rimeligt niveau og er tilstrækkeligt til at sikre, at Netop Solution kan tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere.
Selskabet har ikke formaliseret en vederlagspolitik, hvorfor anbefalingernes punkter vedrørende vederlagspolitik ikke følges.
Medlemmerne af bestyrelsen modtager et fast årligt vederlag, og det samlede vederlag til bestyrelsen godkendes af generalforsamlingen i forbindelse med godkendelsen af årsrapporten. Bestyrelsen er ikke p.t. omfattet af incitamentsprogrammer eller bonusordninger.
Aflønningen af direktionen, der består af selskabets administrerende direktør fastlægges af bestyrelsen. Aflønningen til direktionen består af en fast løn, inklusive visse goder herunder arbejdsgiveradministreret pensionsordning, betalt bilordning og internet m.v. Direktionen kan i øvrigt tildeles warrants. Med udgangspunkt i omfanget af den variable lønandel til direktionen har selskabet valgt ikke at følge den anbefalede regel om, at selskabet i helt særlige tilfælde kan kræve hel eller delvis tilbagebetaling af variable lønandele, der er udbetalt på grundlag af oplysninger, der efterfølgende dokumenteres fejlagtige.
Direktionens ansættelsesforhold, herunder aflønning og fratrædelsesvilkår, vurderes at være i overensstemmelse med sædvanlig standard for en stilling af lignende karakter og medfører ikke særlige forpligtelser for selskabet. Direktions fratrædelsesgodtgørelse er under to års vederlag.
Netop Solutions oplyser ikke i sin årsrapport om det samlede vederlag, herunder også fratrædelses- og fastholdelsesgodtgørelser, hvert enkelt medlem af bestyrelses og direktionen modtager fra selskabet, idet det er bestyrelsens holdning at det er det samlede vederlag der er afgørende.
Direktionen er løbende blevet tildelt warrants som del af sin aflønning. Udnyttelse af warrants baseres alene på ansættelse på udnyttelsestidspunktet, og der er ikke fastlagt konkrete betingelser eller målsætninger til grund for tildelingen af warrants. Selskabet har valgt ikke at følge den anbefalede tre års regel i anbefalingerne, idet denne horisont er skønnet for lang. De detaljerede vilkår fremgår af Netop Solutions Warrant Terms.
Risikostyring
Det er bestyrelsens opgave at kontrollere, at selskabet har en effektiv risikostyring, herunder at væsentlige risici knyttet til de forretningsmæssige aktiviteter og den fastlagte strategi identificeres. Derudover omfatter ansvaret en fastlæggelse af såvel en politik for som rammerne for selskabets risici, samt at der opbygges passende systemer til styring af risici. Politikkerne og rammerne for den operationelle og finansielle risikostyring vedtages af bestyrelsen, og en rapportering vedrørende risici indgår i direktionens løbende rapportering til bestyrelsen. Bestyrelsen har valgt ikke at oprette en whistleblower ordning, idet dette ikke er skønnet relevant for selskabet.
Bestyrelsen modtager løbende orientering om selskabets forhold, herunder en fast månedlig rapportering, der blandt andet indeholder en opfølgning på udviklingen og styringen af de væsentligste aktiviteter. For en nærmere beskrivelse af Netop Solutions’ risikoforhold henvises til selskabets årsrapport.
Regnskabsaflæggelsesprocessen
Bestyrelsen og direktionen har det overordnede ansvar for koncernens kontrol- og risikostyring i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocessen, herunder overholdelse af relevant lovgivning og anden regulering i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Koncernens kontrol- og risikostyrings-systemer kan skabe en rimelig, men ikke absolut sikkerhed for, at uretmæssig brug af koncernens aktiver, tab og/eller væsentlige fejl og mangler i forbindelse med regnskabsaflæggelsen undgås.
Bestyrelsen vurderer løbende og mindst en gang årligt koncernens organisationsstruktur, risici for besvigelser, samt interne regler og retningslinier. Ved aflæggelse af årsrapporten forholder bestyrelsen sig til forudsætningerne for fortsat drift, herunder forudsætninger og usikkerhed i forbindelse hermed.
Bestyrelsen og direktionen fastlægger og godkender overordnede politikker, procedurer og kontroller på væsentlige områder i forbindelse med den løbende regnskabsproces. Bestyrelsen forholder sig årligt til de vedtagne politikker og forskrifter.
Direktionen overvåger løbende overholdelsen af lovgivning og andre forskrifter som er relevant for koncernen i forbindelse med regnskabsaflæggelse og holder løbende bestyrelsen orienteret herom.
Revision
Netop Solutions’ eksterne revisor vælges af generalforsamlingen for et år ad gangen. Forud for indstilling til valg på generalforsamlingen foretager bestyrelsen en kritisk vurdering af revisors uafhængighed, kompetence mv.
Rammerne for revisorens arbejde, herunder fastsættelse af honorering, revisions-relaterede arbejdsopgaver samt ikke-revisionsrelaterede arbejdsopgaver, er beskrevet i et aftalebrev.
I forbindelse med gennemgangen af årsrapporten gennemgås regnskabspraksis på de væsentligste områder, ligesom bestyrelsen og selskabets revisorer drøfter revisors observationer.
Bestyrelsen vurderer mindst én gang årligt selskabets interne kontrolsystemer med henblik på at sikre, at disse er hensigtsmæssige og tilstrækkelige samt i overensstemmelse med god praksis på området.
Bestyrelsen vil løbende vurdere behovet for intern revision.
Nedenfor fremgår den oprindelige redegørelse for virksomhedsledelse jf. årsregnsskabsloven § 107b som offentliggjort den 16. marts 2010. Efter påbud fra Fondsrådet er denne korrigeret jf. ovenfor.
Corporate governance
Netop Solution’s management emphasises the importance of practising good corporate governance and that overall management matters are planned in an expedient manner. The overall principles for governing Netop Solutions are aimed at ensuring that the company meets its obligations to its shareholders, employees, authorities and other stakeholders while serving to maximise long-term value.
NASDAQ OMX Copenhagen has drawn up corporate governance recommendations and Netop Solutions generally complies with these recommendations.
Shareholders and other stakeholders
Netop Solution’s management aims for and endeavours to maintain constructive communications and dialogue with shareholders and other stakeholders. The company aims for a high degree of openness and to effectively communicate information.
The communications with and the information provided to shareholders and other stakeholders consists of quarterly financial statements and other announcements from the company and by way of meetings with investors, analysts and the press. Quarterly financial statements and other announcements are made available from Netop Solution’s website immediately after they are released, including to NASDAQ OMX Copenhagen. The company’s website also contains documents used for investor presentations.
Netop Solution’s Board of Directors regularly discusses the capital structure and share structure of the company and assesses whether it is consistent with the interests of the company and its shareholders. Netop Solutions has one class of shares and the company’s articles of association contain no restrictions as to ownership or voting rights.
If an offer were made to take over the company’s shares, the Board of Directors would, as prescribed by law, give full consideration to the offer and communicate the offer to the shareholders accompanied by the Board’s comments.
The general meeting is the company’s supreme decision-making authority and the Board of Directors finds it important that the shareholders receive detailed information on the matters to be considered at general meetings. All shareholders are entitled to attend and vote at general meetings, provided they have obtained an admission card as prescribed by the articles of association. At general meetings, shareholders are free to ask questions to the Board of Directors and the Management Board. Within a given deadline, they can also submit resolutions for consideration by the Annual General Meeting.
The work of the Board of Directors
The Board of Directors is responsible for the day-to-day management of the company on behalf of the shareholders, defines the company’s goals and strategies and approves overall budgets and action plans. In addition, the Board of Directors supervises the company in a general sense and ensures that it is managed in an adequate manner and in accordance with Danish legislation and the company’s articles of association. The framework for the duties of the Board of Directors is laid down in the rules of procedure which are reviewed at least once a year and modified as and when required. The rules of procedure were most recently modified in 2009. The rules of procedure include procedures for the Management Board’s reports, the working methods of the Board of Directors and a description of the Chairman’s duties and responsibilities.
The Board of Directors normally holds five to ten meetings per year or as required. Six board meetings were held during 2009. On three occasions, a Board member had to make apologies for absence. The Board has a regular agenda for its meetings.
The Board has not found reason to set up any board committees. In connection with the new requirements under the EU’s 8th directive concerning audit committees, which has been incorporated into section 31 of the Danish Act on State Authorised and Registered Public Accountants, the Board of Directors has resolved to let the full Board of Directors perform the usual functions of an audit committee. The duties of the audit committee are set out in the rules of procedure most recently updated in 2009.
The Board is continually updated on the company’s situation, including through a monthly report on, among other things, the performance and management of core activities.
Composition of the Board of Directors
The Board has seven members during 2009. Of these Board members, three are elected by the employees of the company and the rest are elected by the shareholders. The Board members elected by the shareholders serve for terms of one year. The company has not fixed an age limit for Board members, as the Chairman evaluates the competencies of each individual member on an ongoing basis, and an annual review is performed of the work of the Board of Directors, including of each individual Board member. Board members elected by the employees of the company serve for a period as prescribed by the Danish Public Companies Act (currently four years).
Details on the individual Board members can be found on page 30 of the company’s Annual Report 2009.
Three of the Board members elected by the shareholders are considered to be independent: These are Ib Kunøe, who holds about 23% of the shares of Netop Solution A/S, Jan Elbæk, who is executive vice president of Atea A/S, and Peter Schüpbach, who is the former main shareholder of Genevalogic, the company whose shares Netop Solutions acquired in July 2008. The last of the four board members elected by the shareholders, Henning Hansen, is not considered to be independent, because he is an attorney and partner of the law firm of Philip & Partners, which is one of a number of legal advisers to Netop Solutions. However, the scope of business relations between Philip & Partners and Netop Solutions is not considered to be material.
The Board of Directors has been set up so as to ensure continuity, representation of competencies that are key to Netop Solutions and the ability to implement Netop Solutions’ strategy aiming to strengthen Netop Solutions’ market position. The Board members elected by the shareholders have broad experience in general business management, information technology, sales to professional customers and international relations.
In connection with the nomination of new candidates to be elected to the Board of Directors at the Annual General Meeting, the Board of Directors will send out prior to the general meeting a presentation of each candidate’s background and relevant skills as well as management positions and demanding directorships held by each candidate. The Board also motivates the nomination relative to the recruitment criteria it has defined.
Management Board
The Management Board is appointed by the Board of Directors and is responsible for the day-to-day management of Netop Solutions. The Management Board is also responsible for drafting proposals for overall goals, strategies and action plans and for preparing budgets and policies for the operational management of the company.
In addition to Netop Solutions’ Management Board, which currently consists of two persons, the company has a Chief Technology Officer (CTO) who is in charge of product development, support and other technical functions at Netop Solutions. The CTO is not registered as an executive of the company with the Danish Commerce and Companies Agency.
Assessing the work of the Board of Directors and the Management Board
Netop Solutions aims to perform an annual self-evaluation process for the purpose of enhancing the work of the Board of Directors and the Management Board and to strengthen the platform for the company’s further development. The evaluation is both oral and written and includes an assessment of the quality of reporting from the Management Board to the Board of Directors, the cooperation between the Board of Directors and the Management Board and the competencies available to the Board of Directors. No evaluation process was performed in 2009.
Remuneration of the Board of Directors and the Management Board
Netop Solutions seeks to ensure that the remuneration of the Board of Directors and the Management Board is competitive and reasonable and sufficient to ensure that Netop Solutions is able to attract and retain competent employees.
Members of the Board of Directors receive a fixed annual remuneration and the total remuneration to the Board of Directors is approved by the shareholders in connection with the adoption of the annual report.
The remuneration paid to the board members in 2009 amounted to a total of DKK 400,000, of which the Chairman received DKK 100,000. Currently, members of the Board are not covered by any incentive schemes or bonus plans.
Remuneration of the Management Board, which currently consists of the CEO and the CFO, is determined by the Board of Directors. In 2009, remuneration of the Management Board consisted of a fixed salary including certain benefits such as an employer pension plan, a company car scheme and paid internet access. The terms of employment of the Management Board, including remuneration and severance terms are deemed to be consistent with ordinary standards for a position of a similar nature and do not entail any special liabilities on the part of the company.
The members of the Management Board were granted warrants as part of their remuneration in 2008. In 2008, CEO Kurt Bager was granted warrants at a nominal value of DKK 1,000,000, and CFO Claus Finderup Grove was granted warrants at a nominal value of DKK 500,000. When vested, each warrant entitles the holder to subscribe for one share of DKK 5. The warrants were granted on 26 June 2008 at an average exercise price equal to the average share price during the final 10 business days prior to grant, which is equal to an exercise price of DKK 72.95 for each new share with a nominal value of DKK 5.
The warrants vest over a period of two years at 1/24 for each month the executive is employed by Netop Solutions. After 10 June 2010, no further warrants will vest under the existing scheme.
On 10 February 2010, CEO Kurt Bager was granted additional warrants at a nominal value of DKK 490,675. When vested, each warrant entitles the holder to subscribe for one share of DKK 5. The warrants were granted effective 10 February 2010, they will vest effective from 1 March 2010 and will expire on 29 February 2012. The exercise price is DKK 10.19 per share with a nominal value of DKK 5, equal to the average opening share price during the last 10 business days prior to grant. Exercise of warrants granted is subject exclusively to the holder being employed with Netop Solutions at the date of exercise. No specific terms or targets have been defined in return for warrants granted.
The detailed terms and conditions of the warrants are set out in the Netop Solutions Warrant Terms.
Risk management
The Board of Directors is responsible for ensuring that the company has effective risk management, including the identification of material risks relating to the business operations and the defined strategy. This duty also requires that a policy and a framework is defined for the company’s risk and that systems are developed for risk management. The policies and guidelines for the operating and financial risk management are adopted by the Board of Directors, and reporting of risks is a component of the Management Board’s regular reporting to the Board. See page 20 of the company’s Annual Report 2009 for a more detailed presentation of the risk factors Netop Solutions is exposed to.
Audit
Netop Solutions’ independent auditor is appointed by the shareholders in general meeting for terms of one year. Before nominating a candidate for appointment by the shareholders, the Board of Directors makes a critical assessment of the auditor’s independence, qualifications, etc.
The framework of the auditor’s duties, including the fixing of fees, audit-related and non-audit work, is set out in a written agreement.
In his review of the annual report, the auditor reviews the material aspects of the accounting policies and discusses his observations with the Board of Directors.
The Board reviews the company’s in-house control systems at least once a year with a view to ensuring that the systems are appropriate and adequate and that they comply with generally accepted practise.